Política de Privacidad y de Protección de Datos Personales de ARO ABOGADOS
ARO ABOGADOS, domiciliada en Bogotá D.C, dando cumplimiento de las normas contenidas en la Ley 1581 de 2012, en el Decreto 1377 de 2013 y en las demás normas concordantes por las cuales se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, y en vista de su calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales de conformidad con la aludida normatividad, se permite dar a conocer la presente Política de Privacidad y de Protección de Datos Personales (en adelante la “Política”) para regular la recolección, almacenamiento, tratamiento, administración, transferencia, transmisión, protección y supresión de aquella información que se reciba de los titulares de datos personales o de terceros a través de los diferentes canales de recolección de datos que ha dispuesto en el desarrollo de sus actividades.
DEFINICIONES
De acuerdo con los conceptos y criterios de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2103 y/o para efectos de la presente Política, las palabras que a continuación se definen tendrán el significado asignado en este capítulo, sea que se escriban o no en mayúsculas, o que se encuentren en plural o singular, los mismos serán desarrollados y aplicados bajo una interpretación sistemática e integral establecidos en la mencionada normatividad.
- Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento, los cuales pueden ser almacenados y/o procesados en servidores ubicados en centros de cómputo o papelería física, ya sean propios o contratados con terceros, localizados en el territorio nacional o en distintos países.
- Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén
sometidas a reserva.
- Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento de Datos Personales.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Quien Para efectos de la presente Política, el Responsable será ARO ABOGADOS.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento y Persona Jurídica en el evento de Tratamiento sus datos de índole financiera, sea que estos ostenten la calidad de clientes, empleados, proveedores u otra clase de denominación frente a la empresa.
- Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
- Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la Republica de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta de un único responsable.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
AUTORIZACIÓN PARA REALIZAR EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
Autorización. La recolección almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de ARO ABOGADOS requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de estos.
La autorización se solicitará a más tardar al momento de recolección de los datos personales, esta autorización puede ser otorgada por el titular (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.
Los medios por los cuales se recabarán los datos, será a través de (i) Directamente por la sociedad, (ii) A través de los agentes o promotores de la sociedad, (iii) A través de portales ó páginas web, (iv) A través de cualesquiera terceros que deban entregar o trasmitir a las Sociedades su información para brindarle los servicios de la sociedad, o (v) A través de auditores externos.
Los DATOS PERSONALES que serán sometidos al tratamiento: La Sociedad recopilará del titular, los datos personales que sean necesarios para la adecuada prestación de nuestros servicios; pudiéndose recabar datos personales adicionales a los recabados directamente o a través de diversos intermediarios con el propósito de las Sociedades puedan cumplir con sus obligaciones.
Con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal. Los formatos y textos de autorización son una declaración que informa al titular de los datos personales: la finalidad de los datos personales que se recopilan; en caso que se recopilen datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes, la indicación del carácter facultativo de suministrar estos datos; identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.
Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, el hecho que su información será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alteración a los mismos y el uso especifico que de ellos se ha dado.
La prueba de la autorización estará a cargo del área responsable del tratamiento en ARO ABOGADOS deben contar con las medidas necesarias para mantener registro de cuándo y cómo se obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de estos.
TRATAMIENTO DE LOS DATOS RECOLECTADOS
Los datos personales que recabamos de usted, los utilizaremos para las siguientes finalidades que son necesarias para el servicio que solicita:
- Para verificar y confirmar su identidad.
- Para proveer los servicios que ofrecemos.
- Para generar el cobro con cargo de nuestros servicios.
- Mercadotecnia o publicitaria.
- Prospección comercial.
Para llevar a cabo las finalidades descritas en el presente aviso de privacidad, utilizaremos los siguientes datos personales:
- Nombre.
- Profesión.
- CC o NIT.
- Número de contacto.
- Dirección de correo electrónico.
- Usuario de redes sociales.
La información suministrada permanecerá almacenada por el término máximo necesario para permitirnos el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales a nuestro cargo, especialmente en materia contable, contractual, fiscal y tributaria, o para atender las disposiciones aplicables a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Presumimos la veracidad de la información suministrada y no verificamos, ni asumimos la obligación de verificar la veracidad, vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos que nos sean proporcionados.
Tenemos establecidas políticas, procedimientos y estándares de seguridad de la información, cuyo objetivo es proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información, independientemente del medio o formato donde se encuentre, de su ubicación temporal o permanente o de la forma en que ésta sea transmitida.
Los terceros contratados por nosotros están igualmente obligados a adherirse y dar cumplimiento a las políticas y manuales de seguridad de la información, así como a los protocolos de seguridad que aplicamos a todos nuestros procesos. Todo contrato con terceros (contratistas, empleados, consultores externos, colaboradores temporales, etc.) que involucre el tratamiento de información y datos personales, incluirá un acuerdo de confidencialidad que detalle sus compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de la información.
DERECHOS y DEBERES QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN
El titular de los datos personales tendrá́ los siguientes derechos:
1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente ARO ABOGADOS en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá́ ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
3. Ser informado por ARO ABOGADOS, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de dos mil doce (2012) y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales recolectados.
Deberes De los titulares de la información.
El Titular de los Datos Personales tendrá el deber de mantener actualizada su información y garantizar, en todo momento, la veracidad de esta. ARO ABOGADOS no se hará responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información.
DEBERES DE ARO ABOGADOS
En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de ARO ABOGADOS los siguientes:
1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de
hábeas data.
2. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
4. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
5. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
6. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
7. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
8. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
9. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
10. Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular, dentro de los 5 días hábiles siguientes al recibo de la novedad. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
11. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares.
12. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” dentro de los dos días hábiles siguientes a la recepción del reclamo completo.
13. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
14. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
15. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
16. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
17. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
18. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de dos mil doce (2012).
EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES.
La autorización del titular de la información no será́ necesaria cuando se trate de:
1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria-
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL TITULAR.
Los derechos de los titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:
1. Por el titular, quien deberá́ acreditar su identidad en forma suficiente por los
distintos medios que le ponga a disposición de ARO ABOGADOS.
2. Por los causahabientes del titular (en los casos que este falte por muerte o incapacidad), quienes deberán acreditar tal calidad.
3. Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o poder correspondiente.
4. Por estipulación a favor de otro o para otro.
Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas facultadas para representarlos.
MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES
ARO ABOGADOS adoptará las técnicas de seguridad que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Dichas medidas responderán a los requerimientos mínimos hechos por la legislación vigente y periódicamente se evaluará su efectividad. Sin embargo, ARO ABOGADOS no responderá en caso de presentarse una violación a sus sistemas de seguridad cuando medie fuerza mayor o caso fortuito.
ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
ARO ABOGADOS ha designado como persona responsable de velar por el cumplimiento de esta política al interior de la institución al área de Servicio Al Cliente, quien estará disponible para la atención de peticiones, consultas y reclamos por parte de los titulares y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales.
Asimismo, el área de Servicio al Cliente o el área jurídica absolverá cualquier duda o inquietud que cualquiera de nuestros funcionarios tenga, a través del correo electrónico que se relaciona en el encabezado de este documento.
Procedimientos de acceso, consulta y reclamación
DERECHO DE ACCESO: El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así́ como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento.
Para dar cumplimiento a lo anterior ARO ABOGADOS, Garantizará el derecho de acceso así:
• El titular podrá conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.
• El titular podrá acceder a sus datos personales que están en posesión de ARO ABOGAGOS.
• Conocer las finalidades que justifican el tratamiento de sus datos.
Para el ejercicio del presente derecho ARO ABOGADOS será necesario la previa acreditación de la identidad del titular o personalidad de su representante, una vez agotado esto se pondrá a disposición de este, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos.
CONSULTAS.
Los titulares o los autorizados según la presente política podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos que administre ARO ABOGADOS.
Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales ARO ABOGADOS garantiza que tiene habilitados los siguientes canales.:
- El Correo electrónico NOTIFICACIONESJUDICIALES@AROABOGADOS.COM.CO, donde se recibirán las solicitudes las cuales deben contener los documentos necesarios que prueben suficientemente la identidad del titular.
Las consultas, serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá́ su consulta, la cual en ningún caso podrá́ superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
RECLAMOS.
Los titulares o los autorizados en la presente política que consideren que la información contenida en una de las bases de datos ARO ABOGADOS, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 o en la presente política, podrán presentar un reclamo ante ARO ABOGADOS, el cual será́ tramitado bajo las siguientes reglas:
- El reclamo se podrá́ presentar directamente en la dirección de correo electrónico NOTIFICACIONESJUDICIALES@AROABOGADOS.COM.CO
Los reclamos deben contener los documentos necesarios que prueben suficientemente la identidad del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá́ al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos
(2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información
requerida, se entenderá́ que ha desistido del reclamo.
Si por alguna circunstancia ARO ABOGADOS recibe un reclamo sobre información personal de cuyo tratamiento no es responsable, dará́ traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
El termino máximo para atender el reclamo será́ de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho termino se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá́ su reclamo, la cual en ningún caso podrá́ superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
SUPRESIÓN DE DATOS.
El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a ARO ABOGADOS la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
- Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
- Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
- Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.
Esta supresión implica la eliminación de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, bases de datos ARO ABOGADOS.
Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto ARO ABOGADOS puede negar el ejercicio del mismo cuando:
1. La solicitud de supresión de la información no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, ARO ABOGADOS realiza operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.
Para el ejercicio del presente derecho se deberá enviar la solicitud detallada al correo electrónico NOTIFICACIONESJUDICIALES@AROABOGADOS.COM.CO, en donde se deberá dirigir la comunicación al área de servicio al cliente.
MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA
ARO ABOGADOS podrá modificar o enmendar esta Política de forma discrecional. Cuando se realicen modificaciones o cambios a ésta, se actualizará la fecha de esta, y esa modificación o enmienda será efectiva a partir de la fecha de actualización. Se recomienda revisar periódicamente esta Política para estar informado acerca de las modificaciones que se puedan presentar.
VIGENCIA DE LA POLÍTICA
Esta Política entrará en vigor a partir de su publicación, esto es cuatro de enero de 2022. Tanto la Política como las Bases de Datos contentivas de la información suministrada podrá permanecer vigente hasta por el término de duración de la sociedad ARO ABOGADOS. Sin perjuicio de que esta política pueda ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte de ARO ABOGADOS.
Última actualización: 04/01/2022